メールで納品書を送ろう!- ファイルメーカー活用術

こんにちは、カンタンPro開発者の野中です。

今回のテーマは、メールで納品書を送ろう! です。
ファイルメーカーを活用してネットからの注文に対応するカンタンProの機能を紹介します。

ネット物販には必須、ファイルメーカーでメール納品書送信

ネットで物販をしていると、商品の発送をお客様にお知らせする必要があります。

何をいつどうやって(運送業者・送り状番号)発送したかをお客様に知らせることで、

「あ、発送してくれたのね(^^)」と安心して頂けるからです。

また、送り状番号をお知らせすれば発送状況をお客様側で確認して頂けるので、不要な問い合わせを減らせるメリットがあります。

サービスの場合も同じで、

「この工事は完了しました。これこれの金額を請求しますよ」って感じで、契約の完了を確定できます。

もし、金額や内容に誤りがあればそのメールにお客様が反応して何か連絡があるはずですので、トラブル回避になりますね。

得意先の支払い条件によって、受注状況を「完成(請求待ち)」か「入金済み」に振り分ける

カンタンProでは、登録している得意先の支払い条件によって納品書発送時に自動的に受注状況を変更します。

ネット物販の場合は、前払いかクレジット決済が多いので、
得意先情報の「支払日」を「前金」、「方法」を「銀行振込み(前)」か、「支払日」を「即金」、「方法」を「クレジット」に設定します。

掛売の場合は、設定された条件によって納品後は「完成(請求待ち)」になります。

それでは納品書発行の手順を見ていきましょう

納品書の発行1

まず、仕事リストで納品書を発行したい受注書を選びます。

納品書の発行2

すると、その受注書が開きますので、
タブバーにある「納品書印刷」をクリックします。

納品書の発行3

すると、納品書プロパティ画面に変わりますので、
必要に応じて納品書付記欄に送り状バンバーなどを入力します。

ここで印刷もできますが、今回はメールで納品書を送りたいので「メール」ボタンをクリックします。

納品書の発行4

すると、メールアプリが開き図のような内容のメールが作成されます。私の環境は、Macなのでデフォルトのメールアプリはメール.appになります。これ以外のメールアプリを試して見ましたが、Macの場合はメール.app以外ではうまくいきませんでした。

Windows環境の場合は、分かりませんm(_ _)m

メールの内容は、図のように自動的に生成されますので、私の場合何も考えずに送信してます。(初めてお使いの場合はよく内容をご確認ください)

BCCに自分宛てメールを設定しているのは、Gメールを使用して仕事をしてますので、記録をGメールに残したいからです。これについては、いつか詳しくお話しますね。

納品書の発行5

他の用途があり、納品書を送った時点でその日に完成したことにしたくない場合がありとりあえず聞いてきます。通常は、「はい」でいいかと思います。

納品書の発行6

前払いのお客様の場合、入金日も聞いてきます。
これも「OK」して、違うわなら後で修正することができます。
後のほうが、カレンダーで選べるので便利です。

これで、納品完了の案件は得意先の支払い条件に応じて自動的に「完成(請求待ち」か「入金済み」に振り分けられます。

仕事リストで確認してみましょう。

今回のまとめ

ネット物販をしていると、紙印刷の納品書の必要性を感じません。
今までこの方法で何年もやってますが、紙印刷の納品書のを求められたことはありません。

業種によっては必要な場合もあるかと思いますが、その場合、金額をのせるかどうかと言う問題があります。

受け取る人が、オーダーをくれた人と異なる場合金額をのせないことも必要です。カンタンProでは、開発者に需要がないためこの点に対応していませんw

必要な方はカスタマイズして頂けたらと思います。
初期設定にて「金額を表示」ON/OFFの設定が出来るようにして、
納品書送信スクリプトで分岐すれば可能だと思います。

ご要望が多ければ、対応しますのでご意見をお寄せください。

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