エキスパにファイルメーカーのデーターを放り込む

こんにちは、カンタンPro開発者の野中です。

今回のテーマは、FileMakerProのデーターエクスポート機能を活用してエキスパなどのメルマガ配信スタンドに顧客情報を一括登録する方法(のヒント)をお届けします。

ファイルメーカーの機能を利用してカンタンProで得意先データーを活用しよう!

カンタンProでは、お客様に「見積り」や「受注承諾」をメールで送信します。そのため、お客様のメールアドレスの管理が自動的にできています。

私は、お客様に年始のご挨拶や暑中見舞いなどを送信していますが、個別にメールを送信するのでは大変ですので、メルマガシステムなどを使って一斉送信します。

そのメールの冒頭に「◯◯会社 ◯◯様」というお客様の会社名と担当者名を入れることで、「ウチに特別にメールをくれた」と好感をもって頂けます。

時にはメールを読んだお客様からご注文を頂くこともあります。メールを送ることで当店を思い出して頂けるのです。これは、嬉しいですね。

しかし、CGIなどのメルマガシステムだと到達率(メールがお客様に届いた率)も管理できないし、そのまま迷惑メール扱いにされるとメインのメールアドレスがスパム判定され、大事な仕事のメールがお客様に届かなくなります。(迷惑メールフォルダに直行します)

そういうこともあり、今回メルマガ配信スタンドを利用することにし、色々検討した結果、エキスパートメールを契約しました。

エキスパートメール(エキスパ)を使ってみた

過去に月2万円以上するステップメールを契約し、まったく使えなかった私にとって、月2,000円ちょいで使えるエキスパートメール(クラウド)は、お手頃価格です。

エキスパは、メルマガだけでなくステップメールも使えたり、アフェリエイトサービスなどもある総合サービスの総称です。メルマガ配信とステップメールをエキスパートメールと言いますが、ここでは単にエキスパと呼ぶことにします。

とても、よくできた分かりやすいシステムで「よくここまで作りこんだなぁ」というのが私の率直な感想です。

それでもメルマガを始めたばかりの私は、おっかなびっくりで試行錯誤しながら取り組みましたので、そのレポートをしたいと思います。

詳しいエキスパの使い方はエキスパのマニュアルを読んでいただくとして、ここではカンタンProとの連携プレイに絞ってお話します。

※ 運営会社の株式会社エキスパートさんのユーザーサポートはきめ細かで、何度もお世話になりました。ありがとうございます。m(_ _)m

カンタンProとエキスパの連携プレイ

さて、エキスパでメールマガジンを発行するためには購読者(顧客)の情報を登録する必要があります。

すでにカンタンProに貯まっている顧客情報をエクスポートしてエキスパに合う形にして一括登録することになります。

ここからは、実際の画像を交えて説明していきます。

ただ、結論から言うとエキスパではWindowsのExcelを利用する前提になっていてMac+ファイルメーカーというのは特殊なようです。ま、やむを得ないですが。。。

カンタンProからエキスパへの顧客データー登録の流れ

※ 説明は2016/4/27現在のものです。
※ エキスパの新システムは始まったばかりなので今後改善・変更の可能性があることをご了承ください。
得意先データーを活用しよう−1カンタンProの得意先タブで、ユーザー検索をクリックします。

得意先データーを活用しよう−2エキスパの「読者登録・一括」機能はExcelからのコピペを前提としているためタブ区切りデーターが必要になります。タブ区切りデーターとは、項目と項目の間をタブで区切ったデーターのことです。ちなみにカンマ(,)で区切ったデーターをカンマ区切りデーターまたはCSVと言います。
※ 現在、エキスパの画面ではCSVと書かれていますが、これは間違いだと思います。
※ そのような単純な間違いが他にもあるようで、気づいたものはサポートさんに指摘しました。

テキストエディタでタブをコピーします。

得意先データーを活用しよう−3得意先タブのユーザー検索画面で、絞り込みたい顧客のカテゴリーを入力します。

得意先データーを活用しよう−4データー書き出し時に必要なタブを必要な数だけペーストします。

これは、エキスパの登録項目(とその順序)が決まっているので、カンタンProからの出力項目(とその順序)をあわせるためです。

なぜタブを数個入れるかというと、エキスパの登録項目すべてを登録するわけではなく、例えば、メールアドレス+名前(姓)+種別の3つだけ入れたい場合、名前(姓)と種別の間の項目はすっ飛ばしたいので、

メールアドレスタブ名前(姓)タブタブ・・・タブ種別

のように一部を項目なしにしたいわけです。

カンタンPro(v1.1)では、これを実現するためにメルマガシステム一括登録対策として区切り文字1〜3の3つのフィールドを用意しました。(今回使うのは1つだけです)

得意先データーを活用しよう−5準備が整ったら検索を実行します。

得意先データーを活用しよう−6すると、リストレイアウトになり検索結果が表示されます。

リストを確認して今回は含めたくないレコードは「除外」することができます。(除外してもレコードは削除されません)

レコードを確認したら「データー書き出し(tab)」ボタンをクリックします。

得意先データーを活用しよう−7上記の手順になりますが、ポイントは先ほどの「区切り文字1」フィールドを適切な位置に挟み込むこと。適切な文字セットを選んで「エクスポート」ボタンを押すとlist.tabというファイルがカンタンProから吐き出されます。

Macの場合、書類(ドキュメント)フォルダに書きだされます。
Windowsは環境がないので分かりません。m(_ _)m

※ この時、list.tabがテキストエディタなどで開かれているとアラートが出て書き込めません。

得意先データーを活用しよう−8次にテキストエディタに戻って先ほど出力したlist.tabから顧客リストのテキストデーターをコピーします。

データーの内容は、

メールアドレスタブ名前(姓)タブ×20種別改行

となります。

今、顧客情報がクリップボードにコピーされた状態です。

ここからは、エキスパの画面にての作業です。

得意先データーを活用しよう−9とまぁ、無残な結果になったわけですが、

最終的に前から2項目(メールアドレスと名前(姓))だけにすることで登録を完了しました。

エキスパのサポートさんと何度かやり取りし、Windows環境だと今回のやり方でも可能だそうです。Mac環境がエキスパにないらしく確認できないとのこと。

う〜ん、Mac環境がないなんてエキスパさん問題でしょ?

それでもサポートは迅速で丁寧だったので許します(^^)
電話までかけてきてくれて至れり尽くせりでした。
問題点はシステムに伝えてくれるそうです。

今回の結論

メルマガ、ステップメール、アフェリエイトなどをまとめた総合的サービス「エキスパ」は、カンタンProにとって不足のない相手でした。(笑)

ディテールには不満もありますが、全体的に見てよく出来た使いやすいシステムだと思いました。

今回は、Mac版ファイルメーカーからのデーターエクスポートということで、ちょっと特殊な使い方になるためか問題もありましたが、一般的な環境(Windows+Excel、多くの人が使っているという意味で)では、きっと問題なく使えると思います。

WindowsでFileMakerPro+カンタンProを使っておられるユーザー様は、一度お試しください。結果、報告して頂けるとありがたいです。

以上の点を踏まえるなら、これからメルマガを発行したい方にはエキスパがおすすめです。サポートは万全な体制をとっているようなのでトラブルがあった時はサポートを利用しましょう。

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コメント

  1. nonaka nonaka より:

    一旦、CSVで吐き出してOpen Officeで開き、エキスパのマニュアル通りコピペすればいけそうな予感(^^)

  2. nonaka nonaka より:

    注意点は、狙いの項目に入るようにカンマの数を合わせること。
    FileMakerのエクスポート機能では、項目毎にカンマが入るので、「区切り文字」フィールドの仕込みをその分の数だけ減らす必要があります。
    また、「”」で項目が囲まれるので不要な場合はテキストエディタで一括削除しておくべきです。

  3. nonaka nonaka より:

    多分、こうすることで大量のリストをカンタンProから書き出し、エキスパの読者登録・一括に対応できると思います。